【管理体系认证迎审小课堂】新规落地！质管体系认证记录保存8大关键

2025年新版《质量管理体系认证规则》正式实施，其中认证记录管理要求全面升级，直接关联企业合规责任与风险防控。无论企业正推进ISO 9001认证、筹备监督审核，还是已获证，都需精准掌握新规要点——记录不合规轻则证书暂停，重则面临行政处罚，甚至影响法律举证！迎审助你就来简单聊聊。

一、核心原则：全过程可追溯，记录“真实、准确、完整”缺一不可

新版规则明确，认证记录是认证活动有效性的唯一凭证。这意味着记录不得造假、关键信息（时间、人员、数据等）不得出错，且从申请、审核到发证、监督的全环节记录均需完整留存，“没记录=没发生”已成行业铁律。

二、必存清单：企业与机构各有明确要求

企业（获证组织）需强制留存6类文件：认证合同、审核计划、首/末次会议签到表、不符合报告及原因分析与纠正措施、审核报告、暂停/撤销通知（如适用）。这些文件并非建议保存，而是监管部门随时可能调阅的合规凭证。

三、保存时限：证书到期/注销后仍需留存2年以上

证书正常到期的，从有效期届满之日起保存2年以上；证书被注销或撤销的，从注销/撤销之日起保存2年以上。即使企业不再续证，相关记录也需妥善保管，避免后续查验无据。

四、存储形式：电子与纸质同等有效，但需满足硬性条件

电子记录需使用中文（外文附准确译文），且采用PDF/A、带数字签名等不可编辑格式，Word、Excel等可修改格式不合规；电子签名需符合《电子签名法》，建议通过国家认可机构验证以确保法律效力。

新规收紧背后，是监管趋严、法律风险防控及国际接轨的多重需求。针对企业实操痛点，“迎审助你”推出专项服务：

1. 协助企业梳理认证记录必存清单，建立规范的档案管理制度；
2. 提供电子存档合规性校验，指导不可编辑格式与电子签名的正确使用；
3. 定期开展记录完整性自查，提前排查监督审核中的记录风险，确保企业全面契合新规要求，让认证记录真正成为合规防火墙。

合规不是成本，而是竞争力。依托“迎审助你”的专业支撑，企业可轻松应对认证记录管理升级挑战，让质量管理体系真正经得起检验。